Praca zdalna i hybrydowa a BHP — jakie szkolenia i dokumenty są potrzebne?

Laptop, dostęp do internetu i zgoda przełożonego to dopiero początek organizacji pracy zdalnej. Trzeba jeszcze zadbać o przygotowanie pracownika, ocenę ryzyka zawodowego i dokumenty potwierdzające, że obowiązki można wykonywać bezpiecznie poza biurem.

Czy szkolenie BHP można przeprowadzić online? Czy pracownik pracujący z domu musi odbywać szkolenia okresowe? Jakie oświadczenia powinien złożyć przed rozpoczęciem pracy? Wyjaśniamy najważniejsze zasady dotyczące pracowników zatrudnionych w ramach stosunku pracy.

Praca zdalna i hybrydowa — czy obowiązują te same zasady BHP?

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą firmy, w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Model, w którym część tygodnia pracownik spędza w biurze, a pozostałe dni pracuje z domu, mieści się więc w kodeksowej definicji pracy zdalnej.

Praca hybrydowa nie zwalnia z obowiązków dotyczących BHP przy pracy zdalnej. Dokumentacja i organizacja pracy powinny uwzględniać oba środowiska: biuro oraz uzgodnione miejsce pracy poza firmą. Samo określenie „home office” nie przesądza o zasadach — znaczenie ma sposób, w jaki pracę zdalną wprowadzono.

Szkolenie wstępne BHP przy pracy zdalnej — kiedy można je odbyć online?

Przed dopuszczeniem nowo zatrudnionej osoby do pracy należy zapewnić wymagane szkolenie wstępne BHP. W przypadku pracy zdalnej przepisy przewidują szczególne ułatwienie.

Szkolenie wstępne osoby przyjmowanej na stanowisko administracyjno-biurowe może odbyć się w całości za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli wykonywanie pracy zdalnej uzgodniono przy zawieraniu umowy o pracę. Dotyczy to również zatrudnienia w modelu hybrydowym spełniającym te warunki.

Podstawą jest art. 67³¹ § 2 Kodeksu pracy. Nie jest to ogólna zgoda na prowadzenie każdego szkolenia wstępnego przez internet, niezależnie od stanowiska i okoliczności zatrudnienia.

Możliwość szkolenia na odległość nie oznacza pominięcia instruktażu stanowiskowego, jeżeli jest wymagany. Powinien on odnosić się do rzeczywistych czynności i zagrożeń: ustawienia sprzętu, organizacji stanowiska, bezpiecznego korzystania z urządzeń oraz postępowania w razie problemów.

Instruktaż stanowiskowy prowadzi pracodawca lub wyznaczona osoba kierująca pracownikami, posiadająca odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie i przygotowanie w zakresie metod jego prowadzenia. Samo przesłanie pracownikowi prezentacji nie zastępuje prawidłowego instruktażu.

Czy pracownik zdalny musi odbywać szkolenia okresowe BHP?

Tak — przy regularnej pracy zdalnej i hybrydowej nie stosuje się zwolnienia ze szkoleń okresowych przewidzianego dla części pracowników administracyjno-biurowych.

To ważne dla firm, które korzystają ze zwolnienia ze względu na niską kategorię ryzyka przeważającej działalności. Art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie tego zwolnienia wobec pracowników wykonujących pracę zdalną.

Przykład: specjalista do spraw obsługi klienta pracuje trzy dni w biurze i dwa dni z domu. Nie można uznać, że szkolenie okresowe go nie dotyczy wyłącznie dlatego, że firma prowadzi działalność o niskiej kategorii ryzyka.

Szkolenie okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych może być realizowane online w formie samokształcenia kierowanego. Powinno obejmować odpowiedni program, możliwość konsultacji oraz egzamin. Szkolenia BHP odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.

Przy wyborze kursu liczą się faktyczne obowiązki. Osoba zarządzająca zespołem potrzebuje szkolenia odpowiedniego dla osób kierujących pracownikami, nawet jeśli swoje zadania wykonuje z domu.

Okazjonalna praca zdalna do 24 dni — istotny wyjątek

Okazjonalna praca zdalna jest wykonywana na wniosek pracownika i może obejmować maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Obowiązują przy niej pewne uproszczenia, m.in. dotyczące zapewnienia narzędzi i pokrywania kosztów.

Uproszczenia nie oznaczają rezygnacji z oceny ryzyka zawodowego i zasad bezpiecznej pracy. Te obowiązki pozostają aktualne również wtedy, gdy pracownik korzysta z pracy zdalnej sporadycznie.

Przy pracy zdalnej okazjonalnej nie stosuje się przepisu wyłączającego zwolnienie pracowników biurowych ze szkoleń okresowych. Oznacza to, że pracownik może nadal korzystać ze zwolnienia, jeśli spełnia jego ogólne warunki.

Nie należy jednak utożsamiać okazjonalnej pracy zdalnej ze stałym modelem „jeden dzień w tygodniu z domu”. Podstawą oceny jest rzeczywisty sposób organizacji pracy i zastosowana procedura.

Jakie dokumenty są potrzebne przy pracy zdalnej i hybrydowej?

Dokumentacja powinna określać zarówno zasady organizacyjne, jak i warunki bezpiecznego wykonywania obowiązków. Przy regularnej pracy zdalnej lub hybrydowej należy uwzględnić następujące elementy:

Dokument lub ustalenie	Co powinno obejmować?
Uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej	Miejsce pracy i przyjęty model jej wykonywania.
Zasady pracy zdalnej	Odpowiednie porozumienie, regulamin albo ustalenia indywidualne; w ustawowych przypadkach również polecenie pracodawcy.
Ocena ryzyka zawodowego	Zagrożenia związane z wykonywaniem obowiązków poza zakładem pracy.
Informacja o zasadach BHP przy pracy zdalnej	Organizacja stanowiska, bezpieczna praca, zakończenie pracy i postępowanie awaryjne.
Oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka i informacją BHP	Potwierdzenie zapoznania się z dokumentami i zobowiązanie do przestrzegania zasad.
Oświadczenie o warunkach na stanowisku pracy zdalnej	Potwierdzenie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków w uzgodnionym miejscu.

Nie każda firma musi tworzyć osobny regulamin pracy zdalnej. Przepisy przewidują także inne sposoby ustalenia zasad, zależnie od sytuacji pracodawcy.

Do tego dochodzą dokumenty związane ze szkoleniami BHP oraz profilaktyczną opieką zdrowotną. Praca z domu nie znosi obowiązku posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego właściwego dla stanowiska i warunków pracy. Skierowanie na badania powinno rzetelnie opisywać występujące obciążenia i zagrożenia.

Trzeba również określić procedury ochrony danych osobowych i uzyskać potwierdzenie zapoznania się z nimi przez pracownika. To odrębny element organizacji pracy zdalnej — nie zastępuje dokumentacji BHP.

Ocena ryzyka zawodowego — co uwzględnić poza biurem?

Ocena ryzyka przy pracy zdalnej powinna uwzględniać szczególnie obciążenie wzroku, układu mięśniowo-szkieletowego oraz uwarunkowania psychospołeczne.

W praktyce warto przeanalizować m.in.:

• długotrwałą pozycję siedzącą i ustawienie laptopa;
• oświetlenie, odblaski oraz czytelność ekranu;
• przewody i urządzenia znajdujące się w otoczeniu stanowiska;
• presję czasu, izolację i trudności w oddzieleniu pracy od odpoczynku.

Pracodawca może przygotować uniwersalną ocenę ryzyka dla grup stanowisk pracy zdalnej. Dokument nadal musi odpowiadać wykonywanym zadaniom. Ocena przygotowana dla pracownika obsługi klienta nie powinna być bezrefleksyjnie wykorzystywana na stanowisku o innych zagrożeniach.

Pomocnym dodatkiem jest krótka lista kontrolna stanowiska. Pracownik może na jej podstawie sprawdzić ustawienie monitora, możliwość wygodnego siedzenia i porządek wokół biurka. Taka lista wspiera wdrożenie zasad, ale nie zastępuje wymaganej oceny i oświadczeń.

Czy sam laptop wystarczy do bezpiecznej pracy z domu?

Przy wielogodzinnej pracy sam laptop często nie zapewnia odpowiednich warunków ergonomicznych.

Jeżeli system przenośny jest przeznaczony do użytkowania na danym stanowisku co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, stanowisko powinno mieć:

• monitor stacjonarny albo podstawkę pozwalającą ustawić górną krawędź ekranu na wysokości oczu;
• dodatkową klawiaturę;
• dodatkową mysz.

Wymagania dotyczące ergonomii trzeba uwzględniać również przy organizacji stanowiska pracy zdalnej. Podpisane oświadczenie pracownika nie rozwiązuje problemu źle ustawionego sprzętu.

Co zrobić, gdy podczas pracy zdalnej dojdzie do wypadku?

Wypadek w domu może wymagać przeprowadzenia postępowania powypadkowego. Samo miejsce zdarzenia nie wyklucza uznania go za wypadek przy pracy, ale nie każde zdarzenie w godzinach pracy automatycznie nim jest.

Pracownik powinien wiedzieć, komu i w jaki sposób zgłosić wypadek. Pracodawca ustala jego okoliczności i przyczyny w odpowiedniej procedurze. Termin oględzin miejsca zdarzenia uzgadnia się z pracownikiem lub — w określonej sytuacji — jego domownikiem.

Szkolenie BHP dopasowane do pracy zdalnej i hybrydowej

Dobre szkolenie powinno pomagać w codziennej pracy: pokazywać, jak przygotować stanowisko, ograniczać obciążenia i reagować na zagrożenia. Warto wybierać program uwzględniający zarówno obowiązki danej grupy zawodowej, jak i sposób organizacji pracy.

Na pewnebhp.pl znajdziesz ofertę szkoleń BHP dla różnych grup pracowników oraz pracodawców i osób kierujących zespołami. Wybierz kurs odpowiadający stanowisku, a przy szkoleniu wstępnym upewnij się, że spełnione są warunki jego realizacji na odległość.

Organizujesz szkolenie dla większej grupy? Napisz na bok@pewnebhp.pl. Podaj liczbę uczestników, ich stanowiska i model pracy — przygotujemy indywidualną ofertę dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.