Czy pracownik biurowy musi odbywać okresowe szkolenie BHP? Obowiązki i zwolnienia

Czy każda osoba pracująca przy komputerze musi regularnie odnawiać szkolenie BHP? Nie każdy pracownik biurowy podlega obowiązkowi szkolenia okresowego. Zwolnienie wymaga jednak spełnienia określonych warunków. Znaczenie mają działalność pracodawcy, ocena ryzyka zawodowego oraz sposób wykonywania pracy. Samo wpisanie w umowie stanowiska „pracownik biurowy” nie rozstrzyga sprawy.

To szczególnie ważne w firmach, które zatrudniają administrację obok pracowników produkcji, a także w zespołach pracujących zdalnie lub hybrydowo. Wyjaśniamy, co sprawdzić przed podjęciem decyzji o szkoleniu.

Kiedy pracownik biurowy jest zwolniony ze szkolenia okresowego BHP?

Zgodnie z art. 237³ § 2² Kodeksu pracy zwolnienie może dotyczyć pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, jeżeli łącznie:

• przeważająca działalność pracodawcy należy do grupy, dla której ustalono kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia;
• z oceny ryzyka zawodowego nie wynika konieczność przeprowadzania szkolenia okresowego.

Nie wystarczy więc stwierdzenie, że praca jest lekka, odbywa się przy biurku i nie wymaga obsługi maszyn. Trzeba sprawdzić obie przesłanki. Osobno należy uwzględnić przepisy dotyczące pracy zdalnej, które opisujemy poniżej.

Kategoria ryzyka firmy a ryzyko na stanowisku — czym się różnią?

To dwa różne zagadnienia, które łatwo pomylić.

Kategoria ryzyka grupy działalności wynika z przepisów dotyczących ubezpieczenia wypadkowego. Przy ustalaniu możliwości zwolnienia znaczenie ma przeważająca działalność pracodawcy. Właściwą grupę i kategorię należy sprawdzić w aktualnym załączniku nr 2 do rozporządzenia dotyczącego różnicowania stopy procentowej składki wypadkowej.

Ocena ryzyka zawodowego dotyczy natomiast zagrożeń związanych z konkretną pracą i warunkami jej wykonywania. W biurze może obejmować m.in. długotrwałą pozycję siedzącą, obciążenie wzroku, stres czy możliwość potknięcia się.

Oznaczenie ryzyka na stanowisku jako „małe” nie zastępuje sprawdzenia kategorii działalności pracodawcy.

Przykład: dwie osoby wykonują podobne zadania księgowe. Jedna pracuje w firmie, której przeważająca działalność należy do grupy z kategorią ryzyka drugą, a druga u pracodawcy z grupy o kategorii piątej. Przy założeniu pracy stacjonarnej pierwsza może korzystać ze zwolnienia, jeśli pozwala na to ocena ryzyka. Druga nie spełnia warunku dotyczącego kategorii działalności.

Praca zdalna i hybrydowa — ważny wyjątek

Pracownik biurowy wykonujący pracę zdalną na zasadach ogólnych nie korzysta z opisanego zwolnienia. Wynika to z art. 67³¹ § 3 Kodeksu pracy. Dotyczy to również pracy hybrydowej, czyli wykonywanej częściowo zdalnie.

Inaczej jest z okazjonalną pracą zdalną, wykonywaną na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. W tym przypadku wyłączenie zwolnienia nie obowiązuje. Nadal trzeba jednak spełnić warunki dotyczące stanowiska, kategorii działalności i oceny ryzyka.

Przykładowo: stała praca z domu w każdy piątek nie powinna być automatycznie traktowana tak samo jak pojedyncze dni okazjonalnej pracy zdalnej. Przy weryfikacji obowiązku szkolenia należy sprawdzić, na jakich zasadach pracownik rzeczywiście wykonuje swoje obowiązki.

Co ile lat pracownik biurowy musi odbywać szkolenie BHP?

Jeżeli pracownik administracyjno-biurowy podlega obowiązkowi szkolenia okresowego:

Rodzaj szkolenia	Termin
Pierwsze szkolenie okresowe	Do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na stanowisku
Kolejne szkolenia okresowe	Nie rzadziej niż raz na 6 lat

Sześć lat to maksymalny odstęp. Pracodawca ustala częstotliwość z uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy, po konsultacji z pracownikami lub ich przedstawicielami.

Osobne zasady dotyczą osób kierujących pracownikami. Kierownik działu nie staje się zwykłym pracownikiem administracyjno-biurowym tylko dlatego, że większość dnia spędza przy komputerze. Dla osób kierujących pracownikami pierwsze szkolenie okresowe przewidziano do 6 miesięcy, a kolejne nie rzadziej niż raz na 5 lat.

Co zrobić, gdy warunki zwolnienia przestają być spełnione?

Zwolnienie trzeba ponownie ocenić, gdy zmieniają się okoliczności, na których je oparto.

Jeżeli dla grupy przeważającej działalności pracodawcy zostanie ustalona kategoria ryzyka wyższa niż trzecia, szkolenie należy przeprowadzić w ciągu 6 miesięcy od ustalenia wyższej kategorii.

Jeżeli konieczność szkolenia wynika z nowej oceny ryzyka zawodowego, termin wynosi maksymalnie 6 miesięcy od dokonania tej oceny. Te terminy dotyczą wskazanych sytuacji — nie należy automatycznie przenosić ich na inne przypadki, np. rozpoczęcie regularnej pracy zdalnej.

Czy zwolnienie ze szkolenia okresowego oznacza brak obowiązków BHP?

Nie. Zwolnienie nie znosi obowiązku zapewnienia wymaganego szkolenia wstępnego przed dopuszczeniem do pracy. Nie usuwa również obowiązków dotyczących oceny ryzyka, przekazywania informacji o zagrożeniach czy zapewnienia bezpiecznych warunków pracy.

W praktyce warto zachować krótkie, pisemne uzasadnienie zastosowanego zwolnienia: wskazać grupę działalności, kategorię ryzyka i wnioski z oceny stanowiska. To pomoc organizacyjna, dzięki której dział kadr wie, na jakiej podstawie nie wyznaczono kolejnego szkolenia.

Czy okresowe szkolenie BHP dla pracownika biurowego można zrobić online?

Tak. Dla tej grupy dopuszczalne jest samokształcenie kierowane z wykorzystaniem internetu. Organizator powinien zapewnić odpowiednie materiały oraz możliwość konsultacji z osobami posiadającymi wymagane kwalifikacje. Szkolenie kończy się egzaminem, a po jego zdaniu uczestnik otrzymuje zaświadczenie.

Obowiązkowe szkolenie odbywa się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Forma online nie zmienia tej zasady.

Dobierz szkolenie do rzeczywistych obowiązków pracownika

Zanim zamówisz kurs, sprawdź trzy rzeczy: zakres obowiązków pracownika, podstawę ewentualnego zwolnienia i sposób organizacji jego pracy. Dzięki temu wybierzesz szkolenie odpowiadające potrzebom stanowiska.

Na pewnebhp.pl znajdziesz ofertę szkoleń BHP online. Sprawdź program dopasowany do pracowników administracyjno-biurowych, a przy pracy zdalnej lub hybrydowej uwzględnij również zagrożenia związane z wykonywaniem obowiązków poza siedzibą firmy.

Organizujesz szkolenia dla większego zespołu? Skontaktuj się z nami — przygotowujemy także szkolenia na zamówienie, uwzględniające specyfikę branży i potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa.

Podstawa prawna: art. 237³ § 2–3, art. 67³¹ § 3 i art. 67³³ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, w szczególności § 14–16.